Transformation - Management von Veränderungen und Schaffung von Veränderungsbereitschaft

Aufbauend auf unseren Projekterfahrungen zur Optimierung einzelner Geschäftsprozesse und die Neuausrichtung von IT-Organisationen unterstützen wir unsere Kunden auch bei der Durchführung großer Veränderungsvorhaben. Diese können sich auf das Outsourcing von Supportprozessen, die Integration neuer Unternehmensteile oder auch die grundlegende Veränderung des Geschäftsmodells beziehen. Wir bündeln die Kompetenz, um im Programmmanagement die 5 Phasen und die fünf Ebenen der Veränderung zu gestalten.

Unsere Kompetenz besteht in der ganzheitlichen Betrachtung der Transformation und im systematischen, ingenieurmäßigen Abarbeiten der relevanten Handlungsfelder. Wir haben die zum Projekterfolg notwendigen Methoden und Instrumente der Transformation den Feldern zugeordnet und kombinieren diese je nach Projektsituation. So machen wir die Komplexität beherrschbar und sichern den Erfolg.
In der Beratung setzen wir auf unsere Transformation Roadmap bestehend aus fünf Phasen und fünf Ebenen:

Phase 1: Ziel-Prozessmodell

Transformation wird durch neue strategische Ziele initiiert. Zunächst wird aus dem strategischen Ziel das zukünftig geplante Geschäftsmodell abgeleitet und beschrieben. Die zukünftige Arbeitsweise soll so klar wie möglich dokumentiert werden.

In dieser Phase wird das neue Geschäftsmodell beschrieben um daraus die Prozesse und die erforderliche IT-Unterstützung abzuleiten. Daraus ergeben sich neue Anforderungen an das operativ tätige Personal aber auch die Führungskräfte. Die notwendigen Änderungen der Organisation und der Kultur werden analysiert und die sich häufig ändernde Rolle externer Partner wird beschrieben. Der Detaillierungsgrad ist grob, aber alle Ebenen werden betrachtet.

Phase 2: Tranformation Roadmap

Darauf aufbauend wird ein vollständiger Plan für den Übergang zum Ziel-Modell entwickelt. Meist wird über einen langen Zeitraum von sechs bis zu zwölf Monaten weder nach dem alten Prozessmodell noch nach dem neuen Modell gearbeitet, sondern alle Ebenen der Transformation sind gleichzeitig instabil. Deshalb muss die Transition Phase vor Start der Veränderungen geplant werden.

Während der Transition sind die IT-Systeme meist noch nicht verfügbar und somit müssen Workarounds geplant werden. Auch bei der Verlagerung zu externen Dienstleistern ist mit einer instabilen Übergangsphase zu rechnen in denen einige Aufgaben bereits übergeben wurden, andere jedoch nicht. Wie in dieser Übergangszeit, der Prozess stabilisiert werden kann, wird in Phase 2 geplant.

Phase 3: Transition

In der Transition Phase werden die Voraussetzungen für die eigentliche Transformation erarbeitet und der Geschäftsprozess muss weiterhin operativ funktionieren. Das Projektmanagement der Transformation muss in dieser Phase sehr eng mit den operativ Prozessverantwortlichen zusammenarbeiten. Sounding Boards haben die Aufgabe für die nötige Kommunikation zu sorgen. Alle Ebenen der Transformation werden in diesen Meetings berücksichtigt.

Phase 4: Transformation

In der Transformationsphase werden die Veränderungen auf allen fünf Ebenen integriert und das Ziel Prozessmodell wird operativ gelebt. Am Ende der Transformation sind alle notwendigen Anpassungen abgeschlossen.

Die Integration der fünf Ebenen, die während der Transition in eigenen Projekten gemanagt wurden, erfolgt in dieser Phase. Hier zeigt sich, ob es dem Programm Management der Transformation gelungen ist, die fünf Ebenen wirklich zu koordinieren. Das neue Geschäftsmodell ist nur dann erfolgreich, wenn es gelingt, die IT-Systeme, die Prozesse, die Personalentwicklung sowie die Organisationsentwicklung und die Integration der externen Partner neu aufeinander einzuspielen. Wenn nur einer der fünf Bausteine versagt, ist der neue Prozess nicht stabil.

Phase 5: Abschluss und KVP

In der Phase des Abschlusses werden die Erkenntnisse dokumentiert und die kontinuierliche Verbesserung des neuen Prozesses eingeleitet. Das Transformationsprojekt muss so lange durchgeführt werden, bis alle fünf Ebenen der Transformation einen stabilen Zustand erreicht haben. Häufig werden die Ressourcen zur Projektdurchführung zu früh abgezogen. Die Nachhaltigkeit des Erfolges der Veränderung ist dann gefährdet.